Ochrona sygnalisty – czyli nowe obowiązki przedsiębiorcy

W dniu 18 października 2021r. pojawił się długo wyczekiwany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, będący implementacją europejskich przepisów.

I. Cele projektu:

Projektowana ustawa ma na celu wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

W przedmiotowej dyrektywie ustanawia się zasady i procedury dotyczące ochrony „sygnalistów”, czyli osób, które zgłaszają informacje uzyskane w kontekście związanym z pracą na temat naruszeń prawa UE.

Dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia regulacji zapewniających ochronę sygnalistom, w tym ustanowienia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń objętych dyrektywą, dotyczący podmiotów z sektora publicznego, jak i podmiotów z sektora prywatnego, oraz procedur dokonywania zgłoszeń do organów publicznych. W zakresie prywatnych podmiotów (a więc w szczególności przedsiębiorców) obowiązki określone w dyrektywie 2019/1937 związane z wewnętrznymi procedurami dokonywania zgłoszeń dotyczą podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników lub prowadzących działalność w zakresie usług finansowych lub związaną z ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

II. Główne założenia projektu:

1. Ustanowienie wewnętrznych procedur dotyczących zgłaszania nieprawidłowości objętych ww. dyrektywą odpowiednio w uzgodnieniu z organizacjami związkowymi, lub w konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Można zgłaszać naruszenia w zakresie tylko naruszeń prawa unijnego i prawa polskiego w dziedzinach:

–zamówień publicznych (z wyłączeniem zamówień dotyczących obronności i bezpieczeństwa państwa),

-usługi i produkty rynków finansowych,

-zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

-bezpieczeństwa produktów,

-bezpieczeństwa transportu,

-ochrony środowiska,

-ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

-bezpieczeństwa żywności i pasz,

-zdrowia i dobrostanu zwierząt,

-zdrowia publicznego,

-ochrony konsumentów,

-ochrony prywatności i danych osobowych,

-bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. 

• Projekt przewiduje również gwarancje i środki prawne przysługujące sygnaliście, niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy, w tym w szczególności wzmocnienie sytuacji prawnej sygnalistów przed potencjalnymi działaniami odwetowymi lub dyskryminacyjnymi w reakcji na zgłoszone nieprawidłowości.

Wymaga podkreślenia fakt, że jest to bardzo istotna kwestia z punktu widzenia sygnalisty, który nie musi obawiać się nie tylko procesów cywilnych o zniesławienie, odszkodowanie lub naruszenie dóbr osobistych, ale także np. wypowiedzenia stosunku pracy, czy wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu. Ponadto Wobec sygnalisty-pracownika nie będzie można stosować również działań odwetowych takich jak m.in.: obniżenie wynagrodzenia za pracę, przeniesienie na niższe stanowisko pracy lub zawieszenie w wykonywaniu obowiązków, czy nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze. Przepisy bowiem wyłączają jakąkolwiek odpowiedzialność dyscyplinarną osoby dokonującej zgłoszenia, pod warunkiem, że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. Zakazane będzie również szykanowanie sygnalistów, zatem osoby dokonującej zgłoszeń naruszeń będą podlegać ochronie i nie muszą się martwić o negatywne konsekwencje z tego tytułu.

III. Obowiązki przedsiębiorcy:

Choć ochrona praw pracowników w polskim systemie prawnym nie jest nowością – bo przecież Kodeks Pracy już od dawna zakłada takie działania pracodawcy jak:  przeciwdziałanie mobbingowi, udostępnianie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu czy najbardziej popularny ustalenie regulaminu pracy, to projekt omawianej ustawy wprowadza zupełnie nowy – nieznany do tej pory polskiemu przedsiębiorcy – obowiązek. Chodzi mianowicie o obowiązek utworzenia oraz organizacji wewnętrznych i zewnętrznych kanałów (procedur i rozwiązań organizacyjnych) zgłaszania naruszeń. Co istotne ta wewnętrza procedura ma mieć charakter wewnątrzzakładowego aktu prawnego objętego zakresem definicji prawa pracy (art. 9 Kodeksu pracy).

Na czym będzie polegać ?

Przedsiębiorca będzie mieć obowiązek utworzyć komórki organizacyjne lub powołać osoby przyjmujące zgłoszenia, podejmujące działania następcze i udzielające informacji zwrotnych. Ponadto określić sposoby zgłaszania i potwierdzania przyjęcia zgłoszenia oraz terminy realizowanych czynności. Pracodawca będzie obowiązany zapewnić właściwą organizację przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, w tym ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Procedura powinna zatem określać, co najmniej: sposób odbierania zgłoszeń (bez podawania tożsamości sygnalisty), sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, sposób ochrony danych osobowych, zasady zapewniające zachowanie poufności, wskazanie osób odpowiedzialnych za odbieranie zgłoszeń naruszeń, sposób przekazywania zgłoszeń do odpowiednich organów/osób, rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych na skutek, termin usunięcia zgłaszanych naruszeń.

W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie mogło zostać postanowione, że na zasadach w nim określonych zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane są również od innych osób, jak w szczególności: byli pracownicy, osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organu zarządzającego lub organu nadzoru, wolontariusze, stażyści oraz osoby świadczące pracę na rzecz podmiotów, z którymi pracodawca utrzymuje relacje gospodarcze.

IV. Sankcje karne

Niewdrożenie powyższej procedury zagrożone będzie karą grzywny, ograniczenia wolności a także karą pozbawienia wolności do 3 lat. Ponadto ustawodawca przewiduje te same kary również za utrudnianie dokonania zgłoszenia, działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia, a także zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

V. Zakres i terminy obowiązywania ustawy:

Przepisom ustawy, w zakresie obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń, podlegać będą podmioty sektora publicznego i prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników. Podmioty działające w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, fundusze powiernicze, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych) będą miały obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od tego, czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie będzie obligatoryjne.

Projekt ustawy zakłada, że założenia Dyrektywy 2019/1937 zostaną wdrożone do polskiego porządku prawnego do dnia 17 grudnia 2021 r. i będą obejmować podmioty z sektora publicznego oraz prywatnego, lecz tylko zatrudniające od 250 pracowników. Co do podmiotów z sektora prywatnego zatrudniających od 50 do 249 pracowników, implementacja dyrektywy w zakresie obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń powinna nastąpić do dnia 17 grudnia 2023 r.

V. Podsumowanie:

Należy podkreślić, że powyższe założenia ustawy są na razie projektem, na etapie przed przedstawieniem Sejmowi, a zatem nie wszystko jest szczegółowo opracowane. Biorąc jednak pod uwagę rychły termin wdrożenia Dyrektywy należy podjąć czynności przygotowujące przedsiębiorstwo do wprowadzenia opisanych wyżej obowiązków.

Kancelaria oferuje kompleksową usługę prawną adresatom ww. projektu ustawy w zakresie pomocy prawnej dotyczącej wprowadzenia w życie zasad i procedur wewnętrznych, które nakłada na przedsiębiorców niniejsza dyrektywa i zarazem projekt ustawy, w tym w szczególności tworzenia regulaminów oraz rozwiązywania ewentualnych kwestii z tym związanych.

Autorzy:

Aneta Kruk

Natalia Ardelli