E-KRS, czyli czym jest i do czego służy Portal Rejestrów Sądowych

Krajowy Rejestr Sądowy jest centralną bazą danych, stanowiącą powszechne, jednolite i jawne źródło informacji o przedsiębiorcach oraz podmiotach niebędących przedsiębiorcami, takich jak stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje, a także samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Dane udostępniane w Krajowym Rejestrze Sądowym obejmują między innymi status prawny zarejestrowanych w nim podmiotów, ich sytuację finansową, sposób ich reprezentacji, zaległości podatkowe i celne, czy wysokość niespłaconych wierzytelności.

Do 1 lipca 2021 roku wszystkim podmiotom chcącym złożyć wniosek do KRS (czy to o zmianę danych czy rejestrację) pozostawiano swobodę wyboru tradycyjnej formy papierowego formularza lub składanego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego elektronicznego formularza.

W celu skrócenia procedury rejestracyjnej oraz odciążenia sądów rejestrowych znowelizowano ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 roku  o Krajowym Rejestrze Sądowym, na mocy której możliwość wyboru formy wniosku kierowanego do KRS została ograniczona i aktualnie przysługuje tylko podmiotom niebędącym przedsiębiorcami, tj. stowarzyszeniom, fundacjom, samodzielnym publicznym zakładom opieki zdrowotnej oraz innym organizacjom społecznym i zawodowym.

Natomiast przedsiębiorcy od 1 lipca 2021 roku  mogą składać wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, czyli systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości dostępnego pod adresem: https://prs.ms.gov.pl.

Przedsiębiorca chcący skorzystać z Portalu Rejestrów Sądowych zobligowany jest do założenia konta w Portalu. Należy podkreślić, że założenie konta jest możliwe jedynie przez osobę posiadającą kwalifikowany podpis elektroniczny, Profil Zaufany lub e-dowód. Podpis elektroniczny jest również niezbędny do opatrzenia sporządzonych w wersji elektronicznej dokumentów stanowiących załączniki do wniosku składanego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.

Osoby nieposiadające konta mogą korzystać z PRS jedynie w ograniczonym zakresie, została im umożliwiona wyłącznie możliwość korzystania z wyszukiwarki KRS, przeglądarki akt rejestrowych KRS oraz przeglądarki dokumentów finansowych.

Po zalogowaniu do swojego konta przedsiębiorca może złożyć wniosek do sądu rejestrowego w formie elektronicznego formularza lub pismo ogólne, zgłosić dokumenty finansowe, a także odbierać korespondencję z sądu.

W przypadku, gdy dokumenty będące załącznikami do wniosku w formie elektronicznego formularza mają postać papierową, do wniosku należy załączyć odpisy elektroniczne poświadczone notarialnie albo przez występującego w sprawie profesjonalnego pełnomocnika. Istnieje również możliwość załączenia elektronicznych kopii tych dokumentów i przesłania oryginałów lub ich odpisów poświadczonych za zgodność z oryginałem do sądu rejestrowego w terminie trzech dni od dnia złożenia pisma.

Jeżeli do wniosku składanego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych jest akt notarialny, którego wypis lub wyciąg zamieszczono w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych wystarczy podać jego numer w systemie CREWAN. Po złożeniu wniosku taki dokument jest automatycznie dołączany do formularza.

Elektronizacja systemu KRS stanowi ułatwienie nie tylko dla sądów rejestrowych, których pracownicy do czasu wejścia w życie nowelizacji ręcznie wprowadzali dane z papierowych formularzy do systemu, ale również dla jego użytkowników – przedsiębiorców i działających w ich imieniu pełnomocników.

Elektroniczne formularze w Portalu Rejestrów Sądowych są bardziej przejrzyste od ich tradycyjnych, papierowych odpowiedników i intuicyjne, system sam automatycznie weryfikuje, czy nie pominięto żadnego pola, które powinno zostać wypełnione, wstawia podstawowe dane, a także sugeruje, co powinno być wpisane w konkretnym miejscu.

Istotną zaletą składania elektronicznych stanowi także funkcja możliwości sprawdzenia poprawności wypełnionego formularza przed jego wysłaniem.

Ograniczenie przedsiębiorcom możliwości składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego do formy elektronicznych formularzy stanowi rewolucyjne rozwiązanie, do którego nie wszyscy wnioskodawcy zdążyli się przyzwyczaić.

Należy pamiętać, iż w przypadku złożenia wniosku w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieuiszczenia stosownej opłaty, wniosek taki zostaje zwrócony bez wezwania do uzupełnienia braków.

Autorzy:

Adela Szczerbowska

Natalia Ardelli